Er du blevet nysgerrig på, om Meneto er noget for dig? Du kan få en gratis rundtur i vores program herunder 👇

Bilag er basen for din bogføring

By Amanda Nielsen

Bilag, kvittering, bon, faktura eller regning - kært barn har mange navne.

 Uanset hvad du kalder det, refereres der til det samme. Nemlig beviset på din handel.

Når du bogfører, registrerer du din virksomheds økonomiske transaktioner. Og til hver økonomisk transaktion kræves der et bilag.

Det betyder, at dine bilag er basen for din bogføring. Uden bilag kan du ikke bogføre. Og uden bogføring kan du ikke få fradrag eller udarbejde dit regnskab.

Bilag er altså et utrolig vigtigt element for din virksomhed, og det er derfor afgørende, at du har styr på, hvad dine bilag skal indeholde, og hvilke krav der er til dem. Det vil vi derfor se nærmere på i denne artikel.

Hvad er et bilag?

Et bilag er den kvittering, bon, faktura eller regning, der dokumenterer en økonomisk transaktion i din virksomhed. Du kan både have bilag i forbindelse dine køb og dine salg. Bilaget er altid udformet skriftlig, men kan indeholde mange forskellige oplysninger.

Hver gang din virksomhed har foretaget et køb eller salg af fx en vare eller ydelse, skal bilaget bruges som dokumentation på, at handlen har fundet sted.

Bilaget er altså basen i din bogføring, der dokumenterer, hvordan en udgift i din virksomhed er blevet anvendt, eller hvordan en indtægt er modtaget. Det er din bevisbyrde, og det skaber gennemsigtighed i dit regnskab.

Dit bilag kan være skriftlige dokumenter som en faktura, regning, kvittering eller kreditnota.

De forskellige bilagstyper

Der findes som sagt forskellige bilagstyper, og det er smart at have et overblik over dem. Vi har derfor samlet de typiske her:

  • Debitorfaktura: Det bilag, der laves fra sælger til køber. I daglig tale dine salgsfakturaer.
  • Kreditnota: Det bilag, der laves fra sælger til køber, hvis en handel annulleres.
  • Kreditorfaktura: Det bilag, der er tilknyttet et køb - fx, hvis du har købt en ny arbejdscomputer. Så får du en kreditorfaktura på dit køb.
  • Momsopgørelse: Det bilag, der viser en opgørelse over den moms, SKAT opkræver din virksomhed.
  • Primo saldo: Det bilag, der viser dine posteringer fra det afsluttede regnskabsår.

Bilag kan se forskellige ud - de kan være hjemmelavede i hånden, lavet i word eller standardiserede. Uanset bilagets udseende er der nogle forskellige oplysninger, dit bilag altid skal indeholde.

Hvad skal dine bilag indeholde?

Til trods for at der er relativt frie tøjler for, hvordan du udarbejder dine bilag, er der nogle minimumskrav, som dine bilag skal indeholde.

Et bilag skal indeholde:

  • Fakturanummer
  • Fakturadato
  • CVR-nummer (sælgers og evt. købers)
  • Beløb
  • Momsbeløb
  • Gældende momssats
  • Købets art.

Det vigtige er, at bilaget indeholder nok oplysninger til, at det kan bruges som dokumentation på din handel senere hen og til at skabe gennemsigtighed i dit regnskab.

Husk bilagsnummerering

Udover at have styr på indholdet af dine bilag, skal du også huske at nummerere dem i din bogføring. Der er ikke nogle strenge krav til, hvordan du bedst nummererer dine bilag - dog er det god praksis, at du nummererer dem i rækkefølge efter, hvornår de er betalt.

Det vigtigste er, at du gør det på samme måde igennem din bogføring. På den måde bliver det overskueligt og gennemsigtigt, så enhver der tilgår dit regnskab, kan finde hoved og hale i det.

Hvilke krav er der til dine bilag?

Udover de få regler, der er til indholdet, er der også nogle andre krav til dine bilag. I bogføringsloven er kravet, at dine bilag skal stemme overens med din bogføring. Det betyder, at der skal være bilag for alt i din bogføring.

Alle danske virksomheder er underlagt bogføringsloven, så det er vigtigt, at du følger den. Myndighederne og SKAT kan kræve adgang til din virksomheds skriftlige dokumenter, og du skal derfor kunne fremvise, at bilag og bogføring er lavet korrekt.

Derudover er det et krav, at dine bilag er lavet på dansk og er beløbene er angivet i danske kroner. Bruges der en anden valuta, er det bedst, hvis du har dokumentation for valutakursen på den pågældende dag.

Gem dine bilag

Da myndighederne og SKAT kan kræve adgang til din virksomheds bilag, er der et krav om, at din virksomhed skal opbevare dit regnskabsmateriale - herunder bilag - i minimum 5 år.

Det er dit ansvar alene, at opbevare dine bilag korrekt og sikkert. Det er ligegyldigt, om du vælger at gemme dine bilag fysisk eller digitalt. Det kan for nogle være en fordel at scanne regningerne ind og gemme dem digitalt, fx i dit regnskabsprogram. På den måde slipper du for at bekymre dig om at miste gamle ringbind fyldt med bilag.

Hvis du mister dit bilag, kan du som udgangspunkt ikke få momsfradraget i din virksomhed. Og det er jo super ærgerligt. Sørg derfor altid for at gemme dine bilag sikkert - så mister du ikke fradrag, og SKAT kommer ikke efter dig for et mangelfuldt regnskab. Win-win.

Vil du vide mere om opstart af virksomhed, har vores gode venner hos Billy skrevet en udførlig guide, du kan følge.

Tags: Din virksomheds drift

Få gratis rundtur i Meneto

Er du blevet nysgerrig på, om Meneto er noget for dig? Du kan få en gratis rundtur i vores program herunder 👇

meneto-laptop